Wichtige Maßnahmen rund um digitales Arbeiten

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Erfolgreiche Basis für die Selbstständigkeit – IT und Sicherheit im Fokus

Wer sich selbstständig macht oder ein Start-Up gründet, muss sich plötzlich um Bereiche kümmern, die nicht unbedingt zur eigenen Kernkompetenz oder zum eigentlichen operativen Business gehören. Spätestens seit der großen Cyber-Attacke durch die Schadsoftware „WannaCry“ Mitte Mai, die weltweit Einzel-Computer und IT-Systeme lahmgelegt hat, sollte jeder wissen: IT-Ausstattung und Sicherheit sind ein wichtiger Aspekt, der gleich zu Beginn besondere Beachtung verdient. Was ist bei Hard- und Software zu beachten, wie gewährleistet jeder Selbstständige Datenschutzpflichten oder kontinuierliche Backups, und wie schützt er seine Systeme und Daten vor fiesen Schädlingen oder digitalen Räubern? Eine Einführung für den gelungenen Start.

Von der Idee bis zum Startschuss einer Selbstständigkeit ist es oft schon ein herausfordernder Weg, da viele Themen abgeklärt werden müssen, an die ein Angestellter in den seltensten Fällen denken muss – Business- und Finanzplan, Gründerzuschuss, Geschäftsräume, Marketing und gegebenenfalls Produktion sind nur einige davon. Basis allen Handelns ist aber in jedem Fall eine geeignete IT-Ausstattung und deren Sicherheit.

Smartphone, Tablet, Notebook, PC – was benötigt der Start?

Die Frage nach dem „Was?“ und „Wieviel davon?“ lässt sich nur im Einzelfall beantworten. Eine minimale Gerätelandschaft besteht aus Smartphone, einem Tablet und entsprechender Peripherie. Da die meisten Tablets nur wenig Arbeitsspeicher haben, sind keine sehr aufwändigen Anwendungen möglich. Darum kommt jeder Selbstständige nicht um den Desktop oder Notebook als drittes Gerät herum. Aber die „großen Geräte“ können privat und beruflich genutzt werden. Die größte organisatorische Umstellung dürfte darin liegen, separate geschäftliche Nutzerkonten auf der Benutzeroberfläche anzulegen, um private und geschäftliche Daten so gut wie möglich zu trennen. Wichtige Anschaffung sind zudem ein oder zwei Backup-Festplatten.

Welche Bereiche sind bei der Software zu beachten?

Für jeden Starter ist es für die Administration obligatorisch, eine Grundausstattung mit den üblichen Office-Anwendungen – Text-, Tabellenkalkulation-, Präsentations-Software – und dies natürlich mit einer gültigen Lizenz zu haben. Darüber hinaus führt für den startenden Selbstständigen kein Weg an einer Software für Buchhaltung und Rechnungsstellung vorbei – entweder PC-basierte Programme wie Lexware financial office oder Cloud-basierte Anwendungen wie lexoffice. Denn seit einiger Zeit rückt die Steuervorschrift GoDB – Amtsdeutsch für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ verstärkt in den Fokus. Im Kern geht es darum, dass Buchungen und geschäftliche Aufzeichnungen unveränderbar digital aufbewahrt werden müssen – auch bei der Einnahmen-Überschussrechnung. Aber es gilt nicht nur rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, sondern sich von Anfang an einen Überblick zu verschaffen, wie sich die finanzielle Situation der Selbstständigkeit entwickelt.

Später kann ein CRM-System (Customer Relationship Management) praktisch sein, das es als Teil vieler Warenwirtschaften oder als separate Cloudlösung gibt. Mit dem CRM lassen sich wichtige Kundendaten sammeln – von der Anbahnung eines Geschäftes bis hin zum „After Sales“, also Produktpflege, Kundenanfragen, Erweiterungen.

Nie vergessen – regelmäßige Backups schützen vor Datenverlust

Zwei Thematiken, die zu Beginn meistens nicht in ihrer Brisanz auf dem Radar sind, können teuer und äußerst schmerzhaft werden: fehlende, in kurzen Abständen durchgeführte Backups und ein laxer Umgang mit dem Datenschutz.

Reicht in der privaten PC-Nutzung ein monatliches Backup, kann der Absturz eines PCs mit dem einhergehenden Verlust der geschäftlichen Daten schon mit der Frist von einer Woche zu einer existenziellen Bedrohung führen. Es gilt: je digitaler das Geschäft, desto öfter ein Backup. Wer ein Notebook mit Apples Mac OS X nutzt, ist fein heraus: Die integrierte Backup-Lösung „Time Machine“ erstellt eine komfortable Sicherung, die auch die Versionierung von Dateien umfasst. Mit dem Kauf einer möglichst großen externen Festplatte und dem Anstöpseln in jeder Mittagspause läuft die Sicherung automatisch nebenbei. Leider bietet Windows keine vergleichbare komfortable Funktion, allerdings gibt es mittlerweile viele kostenlose Programme, die bei der Sicherung helfen. Bei der Auswahl hilft beispielsweise ein Ausflug zu tutonaut.de.

Ganz wichtig ist es, dass Backup und gesichertes Gerät nicht zusammen aufbewahrt werden. Denn das Risiko, dass beide zusammen gestohlen, beim Brand vernichtet oder durch Löschwasser beschädigt werden, ist erheblich. Also: Ein Datenträger bleibt im angemieteten Büro, im Co-Working-Space oder notfalls im Handschuhfach des Autos, der andere kommt mit nach Hause.
Als Alternative sind Cloudlösungen immer beliebter: Der Anbieter der Cloudlösung kümmert sich um Updates und Backups, passt seine Software regelmäßig den sich ändernden gesetzlichen Anforderungen an. Doch die Probleme sollen nicht verschwiegen werden: Gefährlich ist ein Vendor-Lock-In, das heißt, wenn die erzeugten Daten nicht zu anderen Programmen migriert werden können. Ein großes Problem von Cloudlösungen ist der Zwang zur Internetverbindung. In Gegenden mit schlechter Netzabdeckung oder schon bei einer Zugfahrt im ICE kann die Arbeit in der Cloud zur Geduldsprobe werden. Und es ist darauf zu achten, wo die Daten gehostet werden. Geschäftsrelevante oder persönliche Daten sind besonders abgesichert zu speichern, sonst drohen Strafen oder – wenn vertrauliche Daten eines Geschäftspartners nach außen dringen – Schadenersatzansprüche.

Immer beachten – gelebter Datenschutz bewahrt vor teuren Strafen

Jeder selbstständige Unternehmer kommt unwillkürlich mit den personenbezogenen Daten von Privatkunden oder vertraulichen Daten von Geschäftspartnern in Berührung. Kommen Mitarbeiter hinzu, genießen auch deren Daten Schutz. Dieser Schutz ist gesetzlich streng geregelt mit dem Bun¬des¬da¬ten¬schutz¬ge¬set¬z, das den Ein¬zel¬nen da¬vor schüt¬zt, dass er durch den Um¬gang mit sei¬nen Da¬ten in sei¬nem Per¬sön¬lich¬keits¬recht be¬ein¬träch¬tigt wird. Die Per¬sön-lich¬keits¬rech¬te im Um¬gang mit den Da¬ten zu wah¬ren, erfolgt durch zwei wichtige Sicherheitsmaßnahmen – die Zugriffs- und Zugangskontrolle.

Alle mit Firmendaten genutzten Geräte sollten eine Zugangssperre haben, die mit sicheren Passwörtern oder Fingerabdruck geschützt sind. Bei Notebooks im mobilen Einsatz ist sogar auf eine professionelle Festplatten-Verschlüsselung zu setzen. Zudem dürfen nur Befugte die verwendeten Computer nutzen. Viele Gefahren der Datenschutzverletzungen kommen heute jedoch aus dem Internet, deswegen müssen Windows oder andere Betriebssysteme sowie alle relevanten Anwendungen, die Daten aus dem Netz ziehen, immer auf dem aktuellen Stand der Updates sein. Mit Programmen wie Updatestar oder dem Personal Software Inspector lassen sich die Systeme überprüfen.

Obligatorisch sollte zudem ein gutes Antivirenprogramm sein, das sowohl die Netzverbindungen wie Mailprogramme kontrolliert als auch das Surfen im Web. Wichtig ist dabei auch, dass nach dem Einlegen fremder Datenträger nicht sofort Programme ausgeführt werden, sondern die AutoRun-Funktion deaktiviert ist. Die Datenträger sind zunächst mit dem Antivirenprogramm zu überprüfen.
Da auch die Weitergabe an Dritte streng geregelt ist, sollten Selbstständige schützenswerte Informationen, die per E-Mail übertragen werden, mittels einer Verschlüsselungs- bzw. Signaturlösung schützen. Welche Daten überhaupt weitergegeben werden dürfen, darüber gibt das Datenschutzgesetz genaue Auskunft.
Mit der Beachtung dieser Grundsatzregeln ist jeder Gründer und Selbstständige auf der sicheren Seite und schützt sich und sein Geschäft vor IT-, Daten- und Sicherheitskatastrophen, die nicht selten viel Geld und vor allem Nerven kosten.

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